Peran Komunikasi Dalam Organisasi

Peran Komunikasi Dalam Organisasi 

     A. Pengertian dan Arti penting Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu hal yang sangat mendasar dalam kehidupan manusia. Dan bahkan komunikasi telah menjadi suatu fenomena bagi terbentuknya suatu masyarakat atau komunitas yang terintegrasi oleh informasi(information sharing) untuk mencapai tujuan bersama. Senada dengan hal ini bahwa komunikasi atau communication berasal dari bahasa latin “communis”. Communis atau dalam bahasa inggrisnya “commun” yang artina sama. Apabila kita berkomunikasi (to communicate) ,ini berarti bahwa kita berada dalam keadaan berusaha untuk menimbulkan kesamaan(Suardi,1986:13).

Definisi lain tentang komunikasi seperti yang dikemukakan Moor(1993:78) adalah penyampaian pengertian antar individu. Dikatakannya semua manusia dilandaasi kapasitas untuk menyampaikan maksud hasrat,perasaan, pengetahuan dan pengalaman dari orang yang satu kepada orang yang lain. Pada pokoknya komunikasi adalah pusat minat dan situasi prilaku di mana  suatu  sumber menyampaikan pesan kepada seorang penerima dengan berupaya mempengaruhi perilaku penerima tersebut.

Berbicara dengan pengertian komunikasi ,tidak ada pengertian yang benar ataupun yang salah ,definisi harus dilihat kemanfaatannya untuk menjelaskan fenomena yang didefinisikan dan mengevaluasinya. Beberapa pengertian tentang kmunikasi terkadang terlalu sempit ,seperti komunikasi adalah “penyampaian pesan”, ataupun terlalu luas,seperti “komunikasi adalah proses interaksi antar dua makhluk”,sehingga pelaku komunikasi tersebut dapat termasuk hewan,tumbuhan bahkan jin. Sebagaimana dikemukakan oleh Jhon R. Wenburg dan Willam W. Willmot juga Kenneth K. Sereno dan Edward M. Bodaken, setidaknya ada tiga pemahaman mengenai komunikasi sebagai tindakan suatu arah ,komunikasi sebagai interaksi ,dan komunikasi sebagai transaksi.( Mulyana ,2002:60).

Komunikasi organisasi sebagai salah satu bidang kajian ilmu komunikasi ,selalu menjadi fenomena yang senantiasa aktual untuk didiskusikan ,sejalan dengan semakin banyaknya tantangan dan persoalan organisasi itu sediri. Globalisasi yang sedang melanda seluruh aspek kehidupan akhhir-akhir ini ,telah mengharuskan setiap manusia (termasuk lembaga/organisasi)lebih mempersiapkan diri ,agar tidak tereliminasi olehh kompetisi global yang maha ketat. Lebih dari itu perkembangan ,peradabann dunia yang begitu cepat ,mengharuskan setiap organisasi lebih jeli memilih paradigma yang tepat dalam merespon perkembangan yang ada.

Komunikasi organisasi sangat penting dan layak untuk dipelajari ,karena sekarang ini banyak orang yang tertarik dan memberi perhatian kepadanya guna mengetahui perinsip dan keahlian komunikasi yang dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan tujuan organisasi, baik organisasi komersal seperti lembaga bisnis dan industri ataupun organisasi –organisasi sosial seperti lembaga rumah skait maupun institusi pendidikan. Disamping itu penting juga mempelajari arus komunikasi yang berlangsung dalam suatu organisasi, yaitu arus komunikasi vertikal yang terdiri dari arus komunikasi dari atas ke bawah(downward communication) dan arus komunikasi dari bawah ke atas (upward communication) serta arus komunikasi yang berlangsung antara bagian ataupun karyawan dalam jenjang ataupun tinggkatan yang sama. Arus komunikasi ini dikenal dengan nama komunikasi horisontal.

Komunikasi itu penting, semua orang tahu, karena ini merupakan basic instinct dari setiap makhluk hidup. Setiap makhluk punya cara komunikasi masing-masing, setiap manusia pun tak lepas dari cara dia melakukan komunikasi. Kita tak bisa membeda-bedakan bahasa, suku, adat, kebiasaan, tradisi maupun agama karena pada dasarnya berkomunikasi, menyampaikan pesan itu asal dilakukan dengan baik dan benar, serta dalam keadaan saling terbuka, fikiran jernih tanpa sentimen dan perasaan negatif, pasti maksud yang ingin disampaikan dapat diterima.

          B. Jenis dan Proses Komunikaasi

1. Jenis-jenis Komunikasi, yaitu :

• Komunikasi Intrapribadi :

    Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication) adalahkomunikasi dengan diri sendiri, baik kita sadari atau tidak. Misalnyaberpikir.

• Komunikasi Antarpribadi :

    Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yangmemungkinkan respon verbal maupun nonverbal berlangsung secara langsung. Bentuk khusus komunikasi antarpribadi ini adalah komunikasi diadik (dyadic communication) yang hanya melibatkan dua individu,misalnya suami- istri, dua sejawat, guru-murid. Ciri-ciri komunikasi diadik adalah pihak- pihak yang berkomunikasi berada dalam jarakyang dekat; pihak-pihak yang berkomunikasi mengirim dan menerimapesan secara langsung dan simultan.

• Komunikasi Kelompok (Kecil) :

   Komunikasi kelompok merujuk pada komunikasi yang dilakukan sekelompok kecil orang (small-group communication). Kelompok sendiri merupakan sekumpulan orang yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuanbersama, saling mengenal satu sama lain, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Komunikasi antarpribadi berlaku dalam komunikasi kelompok.

• Komunikasi Publik :

   Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi publik meliputi ceramah, pidato, kuliah, tabligh akbar, dan lain-lain. Ciri-ciri komunikasi publik adalah: berlangsung lebih formal;menuntut persiapan pesan yang cermat, menuntut kemampuanmenghadapi sejumlah besar orang; komunikasi cenderung pasif; terjadi di tempat umum yang dihadiri sejumlah orang; merupakan peristiwayang direncanakan; dan ada orang-orang yang ditunjuk secara khususmelakukan fungsi-fungsi tertentu.

• Komunikasi Organisasi :

    Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal, dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar dari komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi juga melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan komunikasi publik tergantung kebutuhan.

• Komunikasi Massa :

   Komunikasi massa (mass communication) adalah komunikasi yangmenggunakan media massa cetak maupun elektronik yang dikelola sebuah lembaga atau orang yang dilembagakan yang ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar, anonim, dan heterogen. Pesan- pesannya bersifat umum, disampaikan secara serentak, cepat dan selintas.

    2.  Proses Komunikasi

Dalam dataran teoritis ,paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif ,yaitu pesprektif kognitif dan perilaku. Komunikasi menurut Colin Cherry,yang mewakili persprektif kognitif adalah penggunaan lambang-lambang(symbols).

Sementara B.F. Skinner dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik dimana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver.

Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

• Penginterpretasian.

• Penyandian.

• Pengiriman.

• Perjalanan.

• Penerimaan.

• Penyandian balik.

• Penginterpretasian.

          C. Komunikasi Efektif

Antara berbagai teori komunikasi yang menarik yang ada hubung kaitannya secara langsung dengan media ini ialah teori media yang berbentuk interaktif. Interaktif bermaksud media yang berpotensi memberikan tindak balas kepada mereka yang sedang berkomunikasi. Dalam konteks ini Markus (1990),mengutarakan dua perkara penting pada kita berkaitan tentang media. Pertamanya,faktor peluang univesal ,yaitu media yang berbentuk unniversal acces yang bermaksud bahwa kedua-dua orang yang berkkomunikasi(punca dan pendengar) dapat berhubungan dengan menggunakan saluran media yang sama. Keduanya ,teknologi yang digunakan ini bukan hanya mempunyai proses dua haluan seperti sistem tindak balas ,tetapi juga mempunai proses komunikasi berbagai haluan atau multi directional communication. Kedua-dua faktor inilah yang menyadarkan pengguna terhadap peluan yang dapat dimanfaatkan mereka. Justru itu  hubung kait yang berbentuk bertimbal balas(Thomson 1967) antara punca dan pendengar secara serentak dan kolektif akan mengembangkan suatu inovasi seperti rancangan radio ini. Tanpa proses timbal balas ini perkembangan rancangan radio akan terbantu.

Di Malaysia pada suatu ketika dahulu , siaran radio yang berbentuk sehala (punca kepaada pendengar ) seperti dalam rancangan-rancangan Kebun Pak Awang, Buku Hijau ,Sendawara Radio,Rancangan Saram dan sebagainnya  mempunyai pendengar yang setia. Pendengar sering kali berkumpul dan mengikuti rancangan ini dengan penuh minat. Malangnya dengan tercetusnya revolusi trasistor, rekaan yang sama juga menjadikan masyarakat menuju ke era baru. Rekaa teknologi baru melahirkan pengharapan serata kehendak yang berbeda. Rancangan radio yang menggunakan konsep persembahan lama tidak lagi menampung citarasa pendengar yag lebih kompleks ini. Rekaan teknologi canggih dalam media eektronik, seperti televisiyen dan sebagainnya, memgambil alih peranan radio. 

Dalam hal ini pendengar tidak dianggap sebagai pendengar yang pasif tetapi aktif. Secara teorinya penglibatan ini dapat dilakukan dengan mengadakan rancangan-rancangan tempatan yang berkisar dalam masyarakat untuk faedah masyarakat tempatan. Proses bertimbal balas dilakukan dengan berbagai cara, umpamanya menerusi telefon secara siaran langsung atau live on air ,atau melalui rancangan penceramah jemputan atau rancangan soal jawab. Perkembangan ini penulis kira dapat memantapkan kembali kesetian pendengar radio pada paras yang tinggi ,yang kini telah meningkat kepada 64 hingga 67 peratus (Malaysia Media Guide 1992).

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

• Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

•  Komunikasi kelompok

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

• Komunikasi massa

         D. Implikasi Manajerial

Aplikasi Teknologi Komunikasi dalam Organisasi

Teknologi komunikasi dan informasi memiliki potensi besar untuk meningkatkan efektivitas maupun efisiensi manajemen informasi kesehatan di rumah sakit. Beberapa contoh penting yang akan diulas adalah 

1. rekam medis berbasis komputer, 
2. teknologi penyimpan portabel seperti smart card
3. teknologi nirkabel dan 
4. komputer genggam.

1. Rekam medis berbasis komputer (Computer based patient record)

Salah satu tantangan besar dalam penerapan teknologi informasi dan komunikasi di rumah sakit adalah penerapan rekam medis medis berbasis komputer. Dalam laporan resminya, Intitute of Medicine mencatat bahwa hingga saat ini masih sedikit bukti yang menunjukkan keberhasilan penerapan rekam medis berbasis komputer secara utuh, komprehensif dan dapat dijadikan data model bagi rumah sakit lainnya.

Pengertian rekam medis berbasis komputer bervariasi, akan tetapi, secara prinsip adalah penggunaan database untuk mencatat semua data medis, demografis serta setiap event dalam manajemen pasien di rumah sakit. Rekam medis berbasis komputer akan menghimpun berbagai data klinis pasien baik yang berasal dari hasil pemeriksaan dokter, digitasi dari alat diagnosisi (EKG, radiologi, dll), konversi hasil pemeriksaan laboratorium maupun interpretasi klinis. Rekam medis berbasis komputer yang lengkap biasanya disertai dengan fasilitas sistem pendukung keputusan (SPK) yang memungkinkan pemberian alert, reminder, bantuan diagnosis maupun terapi agar dokter maupun klinisi dapat mematuhi protokol

      2.      Teknologi penyimpan data portable

Salah satu aspek penting dalam pelayanan kesehatan yang menggunakan pendekatan rujukan (referral system) adalah continuity of care. Dalam konsep ini, pelayanan kesehatan di tingkat primer memiliki tingkat konektivitas yang tinggi dengan tingkat rujukan di atasnya. Salah satu syaratnya adalah adanya komunikasi data medis secara mudah dan efektif. Beberapa pendekatan yang dilakukan menggunakan teknologi informasi adalah penggunaan smart card (kartu cerdas yang memungkinkan penyimpanan data sementara). Smart card sudah digunakan di beberapa negara Eropa maupun AS sehingga memudahkan pasien, dokter maupun pihak asuransi kesehatan. Dalam smart card tersebut, selain data demografis, beberapa data diagnosisi terakhir juga akan tercatat. Teknologi penyimpan portabel lainnya adalah model web based electronic health record yang memungkinkan pasien menyimpan data sementara kesehatan mereka di Internet. Data tersebut kemudian dapat diakses oleh dokter atau rumah sakit setelah diotorisasi oleh pasien. Teknologi ini merupakan salah satu model aplikasi telemedicine yang tidak berjalan secara real time.

Aplikasi penyimpan data portabel sederhana adalah bar code (atau kode batang). Kode batang ini sudah jamak digunakan di kalangan industri sebagai penanda unik merek datang tertentu. Hal ini jelas sekali mempermudah supermarket dan gudang dalam manajemen retail dan inventori. Food and Drug Administration (FDA) di AS telah mewajibkan seluruh pabrik obat di AS untuk menggunakan barcode sebagai penanda obat. Penggunaan bar code juga akan bermanfaat bagi apotik dan instalasi farmasi di rumah sakit dalam mempercepat proses inventori. Selain itu, penggunaan barcode juga dapat digunakan sebagai penanda unik pada kartu dan rekam medis pasien.

Teknologi penanda unik yang sekarang semakin populer adalah RFID (radio frequency identifier) yang memungkinkan pengidentifikasikan identitas melalui radio frekuensi. Jika menggunakan barcode, rumah sakit masih memerlukan barcode reader, maka penggunaan RFID akan mengeliminasi penggunaan alat tersebut. Setiap barang (misalnya obat ataupun berkas rekam medis) yang disertai dengan RFID akan mengirimkan sinyal terus menerus ke dalam database komputer. Sehingga pengidentifikasian akan berjalan secara otomatis.

      3.      Teknologi nirkabel

Pemanfaatan jaringan computer dalam dunia medis sebenarnya sudah dirintis sejak hampir 40 tahun yang lalu. Pada tahun 1976/1977, University of Vermon Hospital dan Walter Reed Army Hospital mengembangkan local area network (LAN) yang memungkinkan pengguna dapat log on ke berbagai komputer dari satu terminal di nursing station. Saat itu, media yang digunakan masih berupa kabel koaxial. Saat ini, jaringan nir kabel menjadi primadona karena pengguna tetap tersambung ke dalam jaringan tanpa terhambat mobilitasnya oleh kabel. Melalui jaringan nir kabel, dokter dapat selalu terkoneksi ke dalam database pasien tanpa harus terganggun mobilitasnya.

    
      4.      Komputer genggam (Personal Digital Assistant)

Saat ini, penggunaan komputer genggam (PDA) menjadi hal yang semakin lumrah di kalangan medis. Di Kanada, limapuluh persen dokter yang berusia di bawah 35 tahun menggunakan PDA. PDA dapat digunakan untuk menyimpan berbagai data klinis pasien, informasi obat, maupun panduan terapi/penanganan klinis tertentu. Beberapa situs di Internet memberikan contoh aplikasi klinis yang dapta digunakan di PDA seperti epocrates. Pemanfaatan PDA yang sudah disertai dengan jaringan telepon memungkinkan dokter tetap dapat memiliki akses terhadap database pasien di rumahs akit melalui jaringan Internet. Salah satu contoh penerapan teknologi telemedicine adalah pengiriman data radiologis pasien yang dapat dikirimkan secara langsung melalui jaringan GSM. Selanjutnya dokter dapat memberikan interpretasinya secara langsung PDA dan memberikan feedback kepada rumah sakit.

DAFTAR PUSTAKA

• Rohim Syaiful.2004.Teori Komunikasi.Penerbit PT Asdi Mahasatya,Bandung

• Manso A.S., Ramli M., & Shawaluddin A. 1984. Pengantar komunikasi. Pulau Pinang: Univercity

•  DeFleur, M.L.& Dennis, E.E. 1981. Understanding mass Communication. 3rd. Ed. Boston: Houngton Mifflin Co.
• http://basukihady.blogspot.com/2013/04/pengertian-dan-arti-penting-komunikasi.html 

• http://zabidin1993.blogspot.com/2013/04/pengertian-komunikasi-arti-penting.html