Teknologi Informasi : Rentang Kendali dengan batasan-batasan dan Bentuk Organisasi

Rentang Kendali

Rentang Kendali (Span of Control) Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. Rentang Kendali adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manager.

Rentang kendali menggambarkan jumlah orang yang harus melapor kepada seorang manajer. Dengan semakin meningkatnya rentang kendali akan berakibat pada menurunnya jumlah lapisan hirarki pada suatu organisasi. Akibat lain adalah semakin berkurangnya kerumitan organisasi serta berkurangnya biaya manajerial yang disebabkan struktur organisasi yang semakin sederhana serta semakin sedikitnya manajer yang harus diperkerjakan. Namun demikian keunggulan ini akan dilemahkan oleh menurunnya efektivitas organisasi disebabkan munculnya sumbatan informasi dan pengambilan keputusan, dimana seorang manajer diharuskan menerima dan menganalisis informasi serta membuat keputusan terlalu banyak, disamping harus mengarahkan kegiatan bawahan yang terlalu banyak juga.

Ada dua faktor utama yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meningkatkan rentang kendali manajerial :

- Pentingnya hubungan tatap muka dengan bawahan. Karena manajer harus mampu melakukan hubungan pribadi dalam menyelesaikan masalah-masalah lainnya, dan jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan ini merupakan kendala mendasar dalam menentukan jumlah bawahan atau rentang kendali.

- Berkaitan dengan pengendalian dan evaluasi dari kegiatan masing-masing bawahan serta masing-masing subunit organisasi. Kegiatan ini sangat bergantung pada informasi yang disediakan oleh sistem informasi.

Perlunya Rentang Kendali dalam Organisasi

- Keterbatasan waktu

- Keterbatasan pengetahuan

- Keterbatasan kemampuan

- Keterbatasan perhatian

- Rentang Kendali setiap pemimpin /manager tidak sama (relatif)

Faktor yang Membatasi Rentang Kendali

- Sifat dan terperincinya rencana

- Latihan-latihan dalam perusahaan

- Posisi Manager dalam perusahaan

- Dinamis & Statisnya Organisasi

- Efektivitas Komunikasi

- Tipe pekerjaan yang dilakukan

- Kecakapan & Pengalaman Manager

- Span of Personality and Energy

- Dedikasi dan Partisipasi bawahan.

Tipe atau Bentuk Organisasi

Pada saat ini Tipe atau Bentuk Organisasi terdapat 6 bentuk organisasi yang perlu diperhatikan.

Berikut ini adalah definisi Tipe atau Bentuk Organisasi menurut beberapa ahli adalah:

1. ORGANISASI LINI/GARIS (LINE ORGANIZATION)

Organisasi Lini/Garis diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.

Memiliki Ciri-ciri Organisasi Lini adalah :

- Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dan memilikiJumlah karyawan yang sedikit

- Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

- Belum terdapat spesialisasi Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

- Struktur organisasi sederhana dan stabil Organisasi tipe garis ini biasanya diterapkan kepada organisasi kecil yang disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan-keuntungan penggunaan Organisasi Garis adalah :

Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

- Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

- Koordinasi lebih mudah dilaksanakan, Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat

- Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

- Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

- Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

- Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.

- Adanya penghematan biaya Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan Organisasi Garis :

- Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri.

- Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

- Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengambil inisiatif sendiri

- Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan yang kurang tersedianya Sumber Daya Manusia yang lebih berpengalaman

Contoh bagan Organisasi Lini :

2. ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORGANIZATION)

Organisasi Garis dan Staf diciptakan oleh Harrington Emerson. Organisasi Garis dan Staf Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi garis seperti adanya pengawasan secara langsung, serta mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi staf seperti adanya spesialisasi kerja. Organisasi Garis dan Staf merupakan kombinasi dari organisasi lini dan azas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan untuk memberi masukan, bantuan pikiran, saran-saran, dan data informasi yang dibutuhkan.

Memiliki Ciri-ciri:

- Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

- Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

- Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

- Jumlah karyawan banyak Organisasi besar, bersifat komplek Adanya spesialisasi

Keuntungan penggunaan bentuk Organisasi Garis dan Staf:

- Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

- Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

- Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

- Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

- Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

- Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya

- Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

- Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi Garis dan Staf:

- Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat

- Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal

- Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

- Pimpinan lini mengabaikan advis staf

- Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang

- Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar

- Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini

- Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

Contoh bagan organisasi garis dan staf :

3. ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORGANIZATION)

Organisasi Fungsional diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan pada sifat dan macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan. masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Memiliki Ciri-ciri:

- Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

- Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

- Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

- Target-target jelas dan pasti Pengawasan ketat

- Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Keuntungan-keuntungan menggunakan Organisasi Fungsional :

- Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

- Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

- Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

- Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

- Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

- Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan Organisasi Fungsional:

- Pekerjaan seringkali sangat membosankan

- Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

- Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

Contoh Bagan Organisasi Bentuk Fungsional

4. ORGANISASI LINI DAN FUNGSIONAL (LINE AND FUNCTIONAL ORGANIZATION)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit (Kepala Bagian) untuk mengambil keputusan dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Memiliki Ciri-ciri:

- Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.

- Terdapat spesialisasi yang maksimal dan tidak menonjolkan perbedaan tingkatan dalam pembagian kerja

Keuntungan Organisasi Lini dan fungsional :

- Solodaritas tinggi

- Disiplin tinggi

- Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

- Pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Sedangkan Kelemahan dari Organisasi Lini dan Fungsional adalah :

- Kurang fleksibel dan tour of duty

- Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang

- Spesiaisasi memberikan kejenuhan

Contoh bagan organisasi Lini dan Fungsional

5. ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORGANIZATION)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut atau merupakan gabungan dari organisasi yang berbentuk lini fungsional dan staf..

Memiliki Ciri-ciri:

- Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

- Jumlah karyawan banyak.

- Mempunyai

- unsur karyawan pokok: Karyawan dengan tugas pokok (line personal), Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal), Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

6. ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORGANIZATION)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksanakan secara kolektif.

Organisasi komite terdiri dari :

1. Executive Committee ( Pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini

2. Staff Committee, yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Memiliki ciri-ciri :

- Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

- Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.

- Asas musyawarah sangat ditonjolkan

- Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

- Biasanya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.

Keuntungan dari Organisasi Komite :